Prendre soin de ceux qui prennent soin : la réunion d'équipe

Au C-paje, nous aimons explorer différentes manières de vivre et de travailler ensemble, afin de donner un sens partagé à notre ouvrage, et de prendre soin les uns des autres.

Comme vous le savez, la majorité de l'équipe du C-paje se rend régulièrement sur le terrain, pour y animer des enfants ou des jeunes (volet « animation »), y proposer des formations aux professionnel.le.s de l'animation et de l'éducation (volet « formation ») ou entretenir le lien entre associations et structures affiliées (volet «réseau »). Travailler avec l'humain, demande une importante capacité à s’adapter, à rebondir, à improviser, à assurer une belle ambiance dans les groupes. Ce que, au regard des chouettes retours que nous recevons de nos activités, les travailleurs du C-paje font fort bien.

Prendre soin de ceux qui prennent soin (dont nous faisons partie) est un vrai travail. Bien que chaque jour comporte ses aléas qui ne peuvent pas toujours trouver des solutions dans des recettes toutes faites, nous avons décidé de mettre en place une série de plusieurs actus qui vous livrer quelques-unes de nos recettes de dynamique d’équipe, celles qui nous permettent de recharger nos batteries afin de vous proposer un travail de qualité.

On débute cette série avec ce haut lieu d’exploration de nos recettes qu’est notre réunion d’équipe mensuelle. Anciennement, elle était tout ce qu’il y a de plus classique : un animateur de réunion, un preneur de notes et des personnes qui prenaient la parole à tour de rôle, présentant leur point un peu ex cathedra. Cela donnait des réunions pas très dynamiques, avec des infos pas bien intégrées.
Nous avons donc mis une place en septembre dernier, une nouvelle façon de faire, inspirer des world café et d’un constat d’usure partagé lors de notre évaluation d’équipe en juin dernier.

La formule : un « maître de cérémonie », un « briseur de glace », des « animateurs de table » et des « cuistots ».

Le « maître de cérémonie » :
*il assure la coordination de la réunion en organisant l’ordre du jour via l’envoi d’un email pour recueillir les sujets qui seront abordés (un sujet par table, animé par un travailleur),
*il créé  au préalable les sous-groupes et l’horaire de leur tournante (1 table équivaut à 20 ou 30 minutes) communiqué dans l’ordre du jour quelques jours avant la réunion
*il anime le début et la fin de la réunion en grand groupe (qui comporte les « divers » et la définition des rôles de la réunion suivante)

Le « briseur de glace » :
Comme son nom l’indique, il « brise la glace » en début de réunion (environ 10 minutes) et en grand groupe grâce à des outils aussi variés que les profils, talents, inspirations et intérêts de chacun. Cela va du bodytaping, en passant par le jeu de société, le blind test, le dessin, le jeu de rôle, la devinette...

L’ « animateur de table » :
Cette personne s’est auto-désignée afin de parler d’un projet qu’elle coordonne ou auquel elle participe et pour lequel il est d’actualité de passer des infos, d’organiser la collaboration de l’équipe ou de sonder l’équipe pour le bon avancement du projet en question. Les traces sont souvent des photos de la production ou des échanges ayant eu lieu, rangés sur le serveur par l’animateur après la réunion.

Le.s « cuistot.s » :
Pour la convivialité, et parce qu’on travaille mieux quand l’estomac ne crie pas famine, une ou deux personnes se chargent de mettre à disposition de quoi manger. Sucré, salé, les deux...une autre façon de partager ce qu’on aime.

Cette formule de réunion d'équipe a l’avantage de permettre à chacun de prendre un rôle différent, de s’impliquer dans l’échange, de valoriser son travail, d’avoir l’occasion de mettre à contribution ses talents, tout en évitant le côté brabant des réunions qui n’en finissent pas. Pour le moment, cette nouvelle organisation rencontre un vif succès. Nous veillons d’ailleurs à prendre un court temps d’évaluation de la formule lors de chaque fin de réunion, dont les traces sont garanties par l’animateur de la réunion, et rangées sur notre serveur.

Si vous avez des questions, ou souhaitez davantage de précisions, n’hésitez pas à contacter Cécile.

Nous vous souhaitons de beaux moments en équipe parce que « l’union fait la force » :-)